Wann sich eigene Software lohnt — und wann Excel völlig reicht
Individuelle Software ist teurer als jedes Standardtool. Fünf Fragen, die zeigen, ob sich der Unterschied bei Ihnen rechnet oder nicht.
Als Entwickler müsste ich Ihnen sagen, dass eigene Software fast immer die bessere Wahl ist. Sie ist es nicht. In den meisten Fällen ist ein Standardtool schneller, billiger und völlig ausreichend.
Aber es gibt einen Punkt, an dem das kippt. Diese fünf Fragen zeigen, ob Sie ihn erreicht haben.
Frage 1: Weicht Ihr Prozess wirklich ab?
Standardsoftware bildet den Durchschnitt ab. Wenn Ihr Ablauf dem Durchschnitt entspricht, nehmen Sie das Standardtool — Sie zahlen einen Bruchteil und bekommen ein Produkt, an dem hunderte Entwickler arbeiten.
Interessant wird es, wenn Ihr Ablauf aus einem echten Grund abweicht. Nicht "das haben wir immer so gemacht", sondern: Diese Abweichung ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Sie kalkulieren anders. Sie disponieren anders. Genau deshalb kommen Kunden zu Ihnen.
Wer diesen Vorteil in ein Standardtool presst, gibt ihn auf.
Frage 2: Wie viele Menschen umgehen die Software?
Ein verlässliches Signal: Die offizielle Software läuft, aber die eigentliche Arbeit passiert in einer Excel-Datei daneben. Weil das Tool den entscheidenden Schritt nicht kann.
Das ist kein Disziplinproblem. Das ist ein Werkzeugproblem. Und es kostet doppelt — Sie zahlen die Lizenz und die Handarbeit.
Frage 3: Was kostet die Lücke pro Jahr?
Rechnen Sie den Aufwand aus, der entsteht, weil das Tool nicht passt. Umtragen, korrigieren, doppelt pflegen. Zeit mal Stundensatz mal Häufigkeit.
Liegt die Summe unter 10.000 Euro im Jahr, bleiben Sie beim Standard. Liegt sie darüber, wird die Rechnung interessant: Individuelle Software kostet einmalig — die Lücke kostet jedes Jahr.
Frage 4: Wird der Ablauf sich ändern?
Ein Prozess, der seit fünf Jahren stabil läuft, ist ein guter Kandidat. Ein Prozess, der sich alle drei Monate ändert, ist keiner — da bauen Sie gegen ein bewegliches Ziel.
Ausnahme: Wenn die Änderungen selbst das Geschäftsmodell sind, brauchen Sie ohnehin etwas Eigenes. Standardtools ändern sich nach dem Fahrplan des Herstellers, nicht nach Ihrem.
Frage 5: Können Sie es betreiben?
Eigene Software braucht jemanden, der sie am Leben hält. Nicht viel — aber nicht null. Wenn niemand im Haus dafür zuständig sein kann und Sie keinen externen Partner wollen, bleiben Sie beim Standard. Ein Tool, das niemand pflegt, ist nach zwei Jahren ein Risiko.
Die ehrliche Zusammenfassung
Standardtool, wenn: Ihr Prozess normal ist, die Lücke klein ist, sich viel ändert oder niemand den Betrieb übernehmen kann.
Eigene Software, wenn: Ihre Abweichung Ihr Vorteil ist, alle das Tool umgehen, die Lücke fünfstellig kostet und der Ablauf stabil ist.
Bei den meisten Anfragen, die mich erreichen, lautet die Antwort nach zwanzig Minuten Gespräch: Standardtool, richtig eingerichtet, dazu zwei Automatisierungen an den Schnittstellen. Kostet einen Bruchteil und löst dasselbe Problem.
Das sage ich Ihnen dann auch. Ein Projekt, das keinen Nutzen bringt, ist für uns beide ein schlechtes Geschäft.